Trang chủ
Một kiện hàng gửi đi nước ngoài có thể đi bình thường, trong khi một kiện tương tự lại bị giữ để kiểm tra bổ sung. Khi chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng, người gửi rất dễ cho rằng đây đơn giản là chuyện “hên xui”.
Nhưng cùng một loại sản phẩm và cùng quốc gia nhận không đồng nghĩa hai kiện hàng sẽ có quá trình thông quan giống nhau.
Phía sau mỗi kiện hàng có thể là cách khai báo, hồ sơ, tem nhãn, đóng gói và lựa chọn tuyến vận chuyển khác nhau. Vì vậy, việc hàng gửi đi nước ngoài bị giữ không nên được nhìn đơn giản như một vấn đề may rủi.
Vì sao cùng một mặt hàng nhưng kết quả thông quan có thể khác nhau?
Người gửi thường nhìn vào “mặt hàng giống nhau”, trong khi quá trình kiểm tra còn liên quan đến “cách mặt hàng được chuẩn bị và thể hiện trong hồ sơ”.
Hai kiện hàng nhìn bên ngoài có thể giống nhau nhưng mức độ minh bạch và cách chuẩn bị lại khác nhau.
Khai báo và hồ sơ đi kèm kiện hàng
Khai báo chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác thông tin hàng hóa có thể là một trong những yếu tố liên quan đến rủi ro kiểm tra bổ sung.
Không nên chỉ so sánh tên mặt hàng. Cần xem xét toàn bộ chuỗi:
Loại hàng → khai báo → hồ sơ/thông tin đi kèm → tem nhãn → đóng gói → yêu cầu của quốc gia nhận → tuyến vận chuyển.
Tem nhãn, thông tin nhận diện và đóng gói
Thiếu tem nhãn hoặc thông tin nhận diện cần thiết, không thể hiện rõ thông tin hoặc nguồn gốc cần thiết và đóng gói chưa phù hợp với nhóm sản phẩm là những yếu tố cần được rà soát trước khi gửi.
Mức độ rủi ro không chỉ nằm ở bản thân sản phẩm mà còn liên quan đến mức độ rõ ràng và phù hợp của thông tin đi kèm kiện hàng.
Yêu cầu nhập khẩu và tuyến vận chuyển
Quốc gia nhận hàng và nhóm sản phẩm có thể có những yêu cầu cần kiểm tra. Tuyến vận chuyển cũng cần phù hợp với loại hàng.
Với trường hợp liên quan đến Hoa Kỳ và thực phẩm, có thể tham khảo yêu cầu nhập khẩu thực phẩm vào Hoa Kỳ.
Những sai lầm có thể làm tăng rủi ro hàng bị giữ
Nghĩ rằng hàng bị giữ chỉ do may rủi
Sai lầm cốt lõi là cho rằng thông quan phụ thuộc chủ yếu vào việc kiện hàng có “bị kiểm tra” hay không.
Nhiều yếu tố dẫn đến rủi ro có thể được rà soát và hạn chế từ trước, thay vì coi toàn bộ quá trình là vấn đề may rủi.
Thấy người khác gửi được nên mặc định mình cũng gửi được
“Người khác gửi cùng mặt hàng vẫn đi bình thường, nên việc hàng mình bị giữ chỉ là do không may” là cách nhìn chỉ so sánh mặt hàng và kết quả cuối cùng.
Nó bỏ qua khai báo, hồ sơ, tem nhãn, nguồn gốc, đóng gói và tuyến vận chuyển phía sau từng kiện hàng.
Chỉ kiểm tra quy định sau khi kiện hàng đã được gửi
Khi kiện hàng đã bị giữ để kiểm tra bổ sung, người gửi có thể bổ sung thông tin hoặc hồ sơ theo yêu cầu, nhưng thời gian đã mất và thời điểm giao hàng ban đầu có thể không lấy lại được.
Vì vậy, thay vì đợi kiện hàng bị giữ mới bắt đầu xử lý, cần chuyển việc kiểm soát rủi ro về trước thời điểm gửi.
Khi kiện hàng bị giữ, vấn đề không chỉ là giao chậm
Bổ sung hồ sơ và phát sinh chi phí
Khi kiện hàng đã bị chuyển sang kiểm tra bổ sung, người gửi có thể phải đối mặt cùng lúc với:
- Thời gian giao kéo dài.
- Phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.
- Phát sinh chi phí xử lý.
- Người nhận phải chờ đợi.
- Người gửi phải liên tục theo dõi và cập nhật tình trạng.
Bỏ lỡ thời điểm cần nhận hàng
Đối với quà tặng, thực phẩm hoặc hàng cá nhân gửi cho những dịp quan trọng, thiệt hại không chỉ nằm ở tiền.
Nếu hàng được gửi cho sinh nhật, đoàn tụ gia đình hoặc một dịp quan trọng khác, lịch giao bị trễ có thể khiến mục đích ban đầu của món hàng không còn được thực hiện đúng thời điểm.
Thời điểm giao hàng là một phần của giá trị kiện hàng.
Hai kiện khô mực giống nhau nhưng kết quả khác nhau ở đâu?
Hai khách hàng cùng gửi khô mực với số lượng tương tự cho người thân tại nước ngoài trong cùng thời điểm.
Đơn hàng thứ nhất: người gửi tự đóng gói tại nhà và khai báo đơn giản là “khô mực”. Bên ngoài thùng không có nhãn phụ và không thể hiện rõ nguồn gốc sản phẩm hoặc các thông tin nhận diện cần thiết.
Kết quả:
- Kiện hàng bị giữ để kiểm tra bổ sung.
- Thời gian giao kéo dài thêm 9 ngày.
- Người gửi phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.
- Tổng chi phí xử lý và bổ sung hồ sơ lên gần 4 triệu đồng.
- Món quà không đến kịp buổi đoàn tụ gia đình.
Đơn hàng thứ hai: khách cũng gửi khô mực với số lượng tương tự nhưng được hướng dẫn khai báo đúng loại sản phẩm, bổ sung tem nhãn đầy đủ và chọn tuyến vận chuyển phù hợp với nhóm thực phẩm khô.
Kết quả: kiện hàng được thông quan bình thường và giao đúng lịch dự kiến.
Cùng mặt hàng + cùng quốc gia nhận ≠ cùng mức độ rủi ro.
Điểm khác biệt nằm ở quy trình chuẩn bị trước khi gửi.
Cần kiểm tra gì trước khi gửi hàng đi nước ngoài?
Thay vì chỉ đóng hàng và gửi đi, người gửi nên thực hiện một bước rà soát tổng thể trước khi đóng đơn.
Xác định loại hàng và yêu cầu liên quan
Trước tiên cần xác định mặt hàng thuộc nhóm nào và kiểm tra những yêu cầu liên quan.
Đối với hàng cá nhân thuộc phạm vi quản lý của FDA tại Hoa Kỳ, có thể tham khảo hướng dẫn nhập khẩu hàng cá nhân thuộc phạm vi FDA.
Kiểm tra khai báo, tem nhãn và đóng gói
Cần rà soát:
- Thông tin hàng hóa cần khai báo như thế nào.
- Tem nhãn và thông tin nhận diện đã đầy đủ hay chưa.
- Cách đóng gói có phù hợp với nhóm sản phẩm hay không.
Kiểm tra yêu cầu nhập khẩu và tuyến vận chuyển
Cần kiểm tra quốc gia nhận có yêu cầu nhập khẩu nào liên quan và tuyến vận chuyển được lựa chọn có phù hợp với loại hàng hay không.
Xác định thời điểm người nhận cần có hàng
Với hàng cần giao cho một dịp cụ thể, yếu tố thời gian cần được xem xét ngay từ giai đoạn chuẩn bị.
Nhu cầu không chỉ là “hàng có đến hay không”, mà còn là “hàng có đến đúng lúc cần hay không.”
Chuẩn bị đúng giúp hạn chế rủi ro, không có nghĩa bảo đảm không bị kiểm tra
Không nên hiểu việc chuẩn bị đúng là bảo đảm tuyệt đối rằng kiện hàng sẽ không bao giờ bị kiểm tra.
Nội dung cốt lõi là nhiều yếu tố dẫn đến rủi ro có thể được rà soát và hạn chế từ trước, thay vì coi toàn bộ quá trình là vấn đề may rủi.
Một khi kiện hàng đã bị giữ để kiểm tra bổ sung, chi phí và thời gian có thể đã phát sinh, trong khi lịch giao ban đầu khó có thể được khôi phục.
Kiểm tra trước khi đóng đơn thay vì đợi phát sinh mới xử lý
Trước khi đóng đơn, cần chuẩn bị và xác nhận:
- Loại hàng dự định gửi.
- Thông tin khai báo.
- Tem nhãn và thông tin nhận diện.
- Cách đóng gói.
- Quốc gia nhận hàng.
- Yêu cầu nhập khẩu cần kiểm tra.
- Tuyến vận chuyển phù hợp.
- Thời điểm người nhận cần có hàng.
Nếu chưa chắc cách xử lý một trong các yếu tố trên, hành động tiếp theo là thực hiện bước kiểm tra hàng hóa và quy trình chuẩn bị trước khi gửi.
Mục tiêu là đưa việc kiểm soát rủi ro về trước thời điểm gửi: kiểm tra cách khai báo, dán nhãn, đóng gói và lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp, thay vì đợi phát sinh rồi mới xử lý.
Tác giả: Ánh – 0934033588
