Trang chủ
Báo giá vận chuyển quốc tế không thể chỉ dựa trên quốc gia nhận hàng. Mức cước thực tế còn phụ thuộc vào đặc điểm hàng hóa, trọng lượng, kích thước, địa chỉ nhận, phương án xử lý và nhu cầu về thời gian giao hàng.
Vì vậy, việc hỏi kỹ thông tin trước khi báo giá là bước cần thiết để xác định đúng dịch vụ và hạn chế chênh lệch giữa mức giá tham khảo ban đầu với chi phí thực tế.
Báo giá càng dựa trên đầy đủ thông tin thực tế của đơn hàng thì càng có cơ sở để sát với chi phí thực tế.
Việc nhân viên vận chuyển hỏi kỹ không phải để làm khó khách hàng. Mục đích là xác định đúng đặc điểm đơn hàng, lựa chọn đúng phương án vận chuyển và nhận diện những yếu tố có thể làm thay đổi chi phí trước khi khách quyết định gửi.
Vì sao chỉ biết quốc gia nhận hàng chưa đủ để báo giá?
Khách hàng thường muốn biết giá ngay khi mới cung cấp quốc gia nhận hàng.
Trong khi đó, đơn vị vận chuyển cần thêm nhiều thông tin mới có thể xác định được phương án vận chuyển và mức chi phí phù hợp.
Nếu dữ liệu ban đầu quá ít, con số được cung cấp chỉ có thể mang tính tham khảo.
Vấn đề xuất hiện khi khách hàng xem mức giá tham khảo đó như mức giá chính thức và sử dụng nó để lập ngân sách.
Quốc gia nhận hàng chưa đủ để xác định toàn bộ chi phí. Thông tin tổng quan về chủ đề này được triển khai tại Báo giá vận chuyển quốc tế.
Những thông tin nào ảnh hưởng đến giá vận chuyển quốc tế?
Chi phí vận chuyển quốc tế phụ thuộc vào cách đơn hàng thực tế được xử lý, không chỉ phụ thuộc vào điểm đến.
Những yếu tố quan trọng gồm:
Loại hàng hóa
Quần áo, thực phẩm, mỹ phẩm, hàng điện tử hoặc hàng cồng kềnh có thể có quy định vận chuyển, tuyến xử lý và mức giá khác nhau.
Nếu chưa xác định đúng loại hàng, chưa có đủ cơ sở để xác định chính xác dịch vụ phù hợp.
Trọng lượng và kích thước kiện hàng
Chỉ biết trọng lượng chưa chắc đã đủ.
Một kiện hàng nhẹ nhưng cồng kềnh và một kiện hàng nặng nhưng nhỏ gọn có thể dẫn đến cách tính cước khác nhau.
Do đó cần xác định cả trọng lượng và kích thước kiện hàng.
Địa chỉ nhận hàng
Cùng một quốc gia nhưng địa chỉ nhận khác nhau có thể dẫn đến chi phí khác nhau.
Khu vực trung tâm, vùng xa hoặc khu vực khó giao nhận có thể có điều kiện giao hàng và phụ phí khác nhau.
Nhu cầu về thời gian giao hàng
Khách cần giao nhanh hay có thể sử dụng dịch vụ tiết kiệm cũng ảnh hưởng đến phương án vận chuyển.
Các lựa chọn như chuyển phát nhanh, chuyển phát tiết kiệm hoặc dịch vụ ưu tiên có mức chi phí khác nhau.
Khách hàng nên chuẩn bị đầy đủ các dữ liệu cần thiết trước khi hỏi giá.
Vì sao báo giá ban đầu có thể khác chi phí thực tế?
Khi khách cung cấp quá ít thông tin, nhân viên chưa đủ dữ liệu để xác định:
- Tuyến vận chuyển phù hợp.
- Dịch vụ cần sử dụng.
- Điều kiện xử lý hàng hóa.
- Phụ phí có thể phát sinh.
- Cách tính cước phù hợp với kiện hàng thực tế.
Vì vậy, báo giá ban đầu chỉ có thể là mức tham khảo.
Khi hàng được kiểm tra và thông tin đầy đủ hơn, mức giá có thể phải cập nhật.
Nếu khách không hiểu bản chất của sự thay đổi này, phần chênh lệch dễ bị hiểu thành việc đơn vị vận chuyển tự ý thay đổi giá.
Hậu quả có thể là:
- Khách phải điều chỉnh ngân sách.
- Kế hoạch gửi hàng bị ảnh hưởng.
- Xuất hiện hiểu lầm giữa khách hàng và tư vấn viên.
- Phát sinh tranh cãi khi xác nhận đơn hàng.
Một trường hợp chênh lệch từ 2,8 triệu lên 4,5 triệu đồng
Một khách hàng cần gửi mỹ phẩm cho người thân tại California, Mỹ.
Ở lần hỏi giá đầu tiên, khách chỉ cung cấp quốc gia nhận hàng và muốn biết nhanh chi phí để chuẩn bị ngân sách.
Với lượng thông tin đó, nhân viên chỉ có thể đưa ra mức giá tham khảo khoảng 2,8 triệu đồng.
Khi hàng được mang đến kho kiểm tra, các thông tin thực tế mới được xác định đầy đủ:
- Hàng hóa là mỹ phẩm.
- Khối lượng gần 8 kg.
- Kiện hàng có kích thước lớn.
- Địa chỉ nhận thuộc khu vực có phụ phí giao hàng.
Sau khi xác định đúng đặc điểm hàng hóa, tuyến vận chuyển và dịch vụ phù hợp, tổng chi phí được cập nhật lên 4,5 triệu đồng.
Mức chênh lệch gần 1,7 triệu đồng khiến khách hàng phản ứng vì cho rằng đơn vị vận chuyển đã thay đổi mức giá được tư vấn trước đó.
Khách phải điều chỉnh ngân sách và cân nhắc lại kế hoạch gửi hàng.
Khi từng yếu tố ảnh hưởng đến chi phí được đối chiếu lại, khách mới nhận ra rằng mức 2,8 triệu đồng ban đầu chỉ được hình thành từ lượng thông tin rất hạn chế và chưa phản ánh đầy đủ đặc điểm thực tế của đơn hàng.
Case này cho thấy vấn đề cốt lõi không chỉ nằm ở phần chênh lệch giá.
Vấn đề nằm ở khoảng cách giữa thông tin dùng để báo giá ban đầu và thông tin thực tế của đơn hàng khi được xác nhận.
Tình huống này được sử dụng để minh họa vì sao dữ liệu thiếu có thể tạo khoảng cách giữa giá tham khảo và chi phí sau khi xác nhận đơn.
Những sai lầm thường gặp khi yêu cầu báo giá vận chuyển quốc tế
Chỉ cung cấp quốc gia nhận hàng
Khách cho rằng cùng một quốc gia sẽ có một mức giá cố định.
Trong thực tế, cùng gửi đến Mỹ nhưng mỹ phẩm, quần áo, thực phẩm hoặc hàng điện tử có thể được xử lý khác nhau.
Chỉ cung cấp trọng lượng
Trọng lượng không phản ánh đầy đủ đặc điểm kiện hàng. Kích thước cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính cước.
Không cung cấp địa chỉ nhận cụ thể
Điều này khiến đơn vị vận chuyển chưa thể xác định một số phụ phí liên quan đến khu vực giao hàng.
Không nói rõ nhu cầu thời gian
Nếu chưa biết khách cần giao nhanh hay ưu tiên tiết kiệm, nhân viên chưa thể xác định dịch vụ nào phù hợp nhất với nhu cầu thực tế.
Xem giá tham khảo là giá chính thức
Đây là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến cảm giác “bị thay đổi giá” khi các thông tin thực tế của đơn hàng được bổ sung sau đó.
Cần cung cấp những gì để báo giá sát hơn?
Cách hạn chế vấn đề là thu thập những thông tin có ảnh hưởng đến việc xử lý đơn hàng ngay từ giai đoạn hỏi giá.
7 thông tin nên chuẩn bị trước khi hỏi giá
- Loại hàng hóa.
- Trọng lượng dự kiến.
- Kích thước kiện hàng.
- Số lượng kiện.
- Quốc gia nhận hàng.
- Địa chỉ nhận hàng.
- Thời gian mong muốn giao hàng.
Khi có đủ những dữ liệu này, đơn vị vận chuyển có cơ sở tốt hơn để:
- Xác định đúng tuyến vận chuyển.
- Chọn hình thức gửi phù hợp.
- Kiểm tra các yếu tố có thể phát sinh phụ phí.
- Tư vấn thời gian vận chuyển phù hợp.
- Đưa ra mức giá sát hơn với đặc điểm thực tế của đơn hàng.
Mỗi thông tin được bổ sung giúp thu hẹp khoảng cách giữa giá tham khảo và chi phí thực tế.
Hãy xác nhận rõ: giá tham khảo hay giá dựa trên thông tin đầy đủ?
Khách hàng không nên xem việc nhân viên hỏi nhiều thông tin là một bước làm phức tạp quá trình báo giá.
Ngược lại, đây là bước giúp giảm rủi ro xuất hiện chênh lệch lớn giữa mức giá dự kiến và chi phí thực tế.
Nếu ở thời điểm hỏi giá chưa thể cung cấp đầy đủ thông tin, khách cần hiểu rõ rằng mức giá nhận được ở giai đoạn đó có thể chỉ là giá tham khảo, chưa phải chi phí cuối cùng của đơn hàng.
Trước khi yêu cầu báo giá vận chuyển quốc tế, khách hàng nên tập hợp những thông tin cơ bản về đơn hàng thay vì chỉ gửi tên quốc gia nhận.
Cung cấp các thông tin trên cho đơn vị tư vấn để họ kiểm tra phương án vận chuyển và đưa ra mức giá có cơ sở sát hơn với đơn hàng thực tế.
Nếu chưa có đủ dữ liệu, khách cần xác nhận rõ mức giá đang nhận là giá tham khảo hay giá đã được xác định dựa trên thông tin đầy đủ của đơn hàng.
Thông điệp cần ghi nhớ: Muốn báo giá sát, trước hết phải có thông tin sát với đơn hàng thực tế.
