Trang chủ
Trạng thái “In Transit” không đồng nghĩa chắc chắn rằng lô hàng vẫn đang tiếp tục di chuyển bình thường. Với hàng express đi Mỹ, lô hàng có thể đã đến Mỹ và đang được xử lý hải quan trong khi tracking tổng vẫn hiển thị “In Transit” hoặc chưa thể hiện rõ mức độ của customs hold.
Vì vậy, rủi ro không chỉ nằm ở việc hàng bị Hải Quan Mỹ giữ, mà còn ở việc doanh nghiệp phát hiện vấn đề quá muộn và phản hồi yêu cầu bổ sung chứng từ quá chậm. Chậm vài giờ trong quá trình xử lý customs có thể khiến lô hàng chuyển sang chu kỳ xử lý tiếp theo, làm ETA thay đổi, khách nhận phải đổi lịch và các khâu giao nhận phía sau phải sắp xếp lại.
Doanh nghiệp gửi express đi Mỹ vì thế không nên chỉ theo dõi ETA hoặc trạng thái vận chuyển tổng. Cần theo dõi đồng thời các tín hiệu liên quan đến customs clearance và phản hồi ngay khi DHL/FedEx/UPS yêu cầu bổ sung hồ sơ.
“In Transit” không có nghĩa hàng vẫn đang tiếp tục di chuyển
Sai lầm phổ biến là đồng nhất:
“In Transit” = hàng vẫn đang di chuyển.
Trong các trường hợp được mô tả trong nguồn nội dung, tracking tổng của DHL/FedEx/UPS vẫn có thể thể hiện trạng thái vận chuyển trong khi lô hàng đã đến Mỹ và đang được xử lý hải quan.
Vì vậy, chỉ nhìn “In Transit” hoặc ETA chưa đủ để kết luận shipment vẫn đang vận chuyển bình thường. Khi hàng đã đến Mỹ nhưng không xuất hiện cập nhật di chuyển mới, ETA thay đổi hoặc có trạng thái clearance bất thường, doanh nghiệp cần kiểm tra sâu hơn.
Tham khảo thêm cách FedEx giải thích về trạng thái tracking và clearance tại FedEx giải thích trạng thái “In transit” và customs clearance delay.
Những dấu hiệu nào cho thấy lô hàng có thể đang gặp customs hold?
Không nên dùng một trạng thái tracking đơn lẻ để kết luận toàn bộ tình trạng lô hàng. Tuy nhiên, các dấu hiệu dưới đây là những tín hiệu cần được chú ý và kiểm tra thêm.
Clearance Delay, Shipment On Hold và Held by US Customs
Một số trạng thái cần chú ý gồm:
- Clearance Delay
- Shipment On Hold
- Held by US Customs
- DHL Clearance Issue
- FedEx Shipment Exception
- các trạng thái customs clearance processing bất thường
Các trạng thái này có thể liên quan đến quá trình clearance hoặc yêu cầu kiểm tra, bổ sung chứng từ.
Tracking ngừng cập nhật hoặc ETA thay đổi nhưng không có di chuyển mới
Doanh nghiệp cần chú ý nếu hàng đã đến Mỹ nhưng tracking ngừng cập nhật, hoặc ETA thay đổi mà không có movement mới.
Đây là thời điểm không nên chỉ tiếp tục chờ ETA. Cần kiểm tra xem lô hàng có đang gặp vấn đề trong quá trình customs clearance hay hãng vận chuyển có yêu cầu thêm thông tin hay không.
DHL/FedEx/UPS yêu cầu bổ sung invoice hoặc mô tả hàng hóa
Email yêu cầu bổ sung invoice hoặc mô tả hàng hóa là tín hiệu cần hành động.
Nếu hãng vận chuyển đã yêu cầu thêm thông tin phục vụ clearance, ưu tiên là kiểm tra yêu cầu, rà soát hồ sơ và phản hồi sớm thay vì tiếp tục chờ tracking tự thay đổi.
Có thể đối chiếu yêu cầu về cách mô tả hàng hóa tại hướng dẫn của CBP về mô tả hàng hóa chính xác.
Vì sao doanh nghiệp thường phát hiện customs hold quá muộn?
Chỉ theo dõi ETA và trạng thái tracking tổng
Nếu doanh nghiệp chỉ nhìn ETA hoặc status tổng, một customs issue có thể không được nhận biết đủ sớm.
“In Transit” có thể tạo cảm giác shipment vẫn đang được vận chuyển bình thường, trong khi vấn đề thực tế nằm ở bước customs clearance.
Cho rằng hãng vận chuyển sẽ tự xử lý toàn bộ clearance
Một sai lầm khác là cho rằng DHL/FedEx/UPS sẽ tự xử lý toàn bộ vấn đề hải quan.
Trong khi đó, hãng vận chuyển có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung invoice, mô tả sản phẩm hoặc các thông tin liên quan đến khai báo.
Phản hồi chậm yêu cầu bổ sung chứng từ
Khi đã có email yêu cầu hồ sơ nhưng doanh nghiệp vẫn tiếp tục chờ tracking hoặc ETA, một vấn đề clearance ngắn hạn có thể kéo sang chu kỳ xử lý tiếp theo.
Đây là khoảng trống khiến customs issue nhỏ có thể trở thành delay lớn.
Customs hold có thể làm vỡ deadline giao hàng như thế nào?
Khi customs hold không được xử lý sớm:
- hàng có thể phải chờ sang chu kỳ xử lý tiếp theo
- ETA bị thay đổi
- khách nhận phải điều chỉnh lịch
- retail receiver có thể hủy lịch nhận hàng ban đầu
- các lịch giao tiếp theo phải sắp xếp lại
- delay từ vài giờ có thể kéo dài thành nhiều ngày
- có thể phát sinh thêm phí xử lý và lưu kho
Vì vậy, customs hold không chỉ là một vấn đề hải quan hoặc một thay đổi trên tracking.
Nếu xử lý chậm, tác động có thể lan sang deadline giao hàng, lịch nhận hàng của khách và toàn bộ kế hoạch giao nhận phía sau.
Case UPS Express gần 200 kg: chậm phản hồi customs kéo thành trễ gần 3 ngày
8:40 sáng: Tracking xuất hiện Clearance Delay và UPS yêu cầu bổ sung hồ sơ
Một lô hàng thời trang gần 200 kg được gửi đi Mỹ qua UPS Express.
Khoảng 8:40 sáng, sau khi hàng đến trung tâm xử lý tại Mỹ:
- tracking xuất hiện “Clearance Delay”
- UPS gửi email yêu cầu bổ sung invoice
- UPS yêu cầu mô tả hàng hóa chi tiết hơn
Doanh nghiệp cho rằng đây chỉ là một chậm trễ vận chuyển thông thường.
Gần 5 giờ đầu: doanh nghiệp tiếp tục chờ tracking
Trong gần 5 giờ đầu, doanh nghiệp:
- không kiểm tra lại HS code
- chưa bổ sung mô tả sản phẩm
- tiếp tục chờ tracking cập nhật ETA
Đến chiều cùng ngày, UPS gửi email lần hai và cảnh báo customs hold sẽ kéo dài nếu hồ sơ chưa được bổ sung.
Đến thời điểm đó, lô hàng đã bị chuyển sang hàng chờ xử lý của ngày tiếp theo.
Kết quả: trễ gần 3 ngày, phát sinh hơn 700 USD và mất lịch nhận ban đầu
Kết quả của case:
- hàng giao trễ gần 3 ngày
- phát sinh hơn 700 USD phí xử lý và lưu kho
- retail receiver tại Mỹ hủy lịch nhận hàng ban đầu
- đối tác phải dời lại các lịch giao hàng phía sau
Moment gãy xuất hiện khi khách nhận tại Mỹ yêu cầu xác nhận lại thời gian giao.
Doanh nghiệp kiểm tra sâu hơn và mới nhận ra UPS đã gửi email customs hold lần hai, lịch giao ban đầu không còn được giữ và phía nhận liên tục yêu cầu ETA mới.
Trong case này, “In Transit” đã không phản ánh đầy đủ việc lô hàng đang bị giữ để xử lý customs.
Khi nào cần chuyển từ “chờ tracking” sang “kiểm tra customs”?
Khi tracking có dấu hiệu bất thường sau khi hàng đã đến Mỹ, doanh nghiệp cần chuyển từ trạng thái “chờ tracking” sang “kiểm tra customs”.
Có thể tham khảo thêm hướng dẫn FedEx về customs clearance và tránh chậm trễ.
Cần đặc biệt chú ý khi:
- Clearance Delay kéo dài
- xuất hiện Shipment On Hold
- hãng yêu cầu bổ sung invoice
- hãng yêu cầu mô tả hàng hóa chi tiết hơn
- tracking ngừng cập nhật sau khi hàng đến Mỹ
- ETA thay đổi nhưng không có movement mới
- xuất hiện trạng thái customs clearance bất thường
Nếu đã có email yêu cầu bổ sung hồ sơ, ưu tiên là kiểm tra và phản hồi thông tin cần thiết thay vì tiếp tục chờ ETA cập nhật.
Khoảng 0–4 giờ đầu trong case được cung cấp cần được chú ý như thế nào?
Theo case được cung cấp, 0–4 giờ đầu sau email hải quan là khoảng thời gian đặc biệt cần được chú ý, vì phản hồi chậm có thể khiến quá trình xử lý bị kéo sang ngày tiếp theo.
Tuy nhiên, 0–4 giờ không phải ngưỡng customs hold cố định hoặc SLA áp dụng cho mọi hãng vận chuyển, mọi lô hàng hay mọi loại hàng.
Nguồn đầu vào chưa có dữ liệu để xác định một ngưỡng thời gian customs hold chung.
Theo dõi hai lớp để phát hiện customs issue sớm hơn
Doanh nghiệp gửi express đi Mỹ thường xuyên nên theo dõi đồng thời hai lớp thông tin thay vì chỉ nhìn ETA.
Lớp 1: Trạng thái vận chuyển
Theo dõi:
- vị trí lô hàng
- cập nhật di chuyển
- ETA
Lớp 2: Trạng thái customs clearance
Theo dõi:
- Clearance Delay
- Shipment On Hold
- customs clearance processing
- email yêu cầu bổ sung chứng từ
- ETA thay đổi nhưng không có movement mới
Cách theo dõi hai lớp giúp doanh nghiệp nhận biết customs clearance hàng đi Mỹ sớm hơn và tránh tình trạng chỉ phát hiện vấn đề khi lịch giao đã bị ảnh hưởng.
Trước khi gửi express đi Mỹ cần kiểm tra gì để giảm nguy cơ bị động?
Trước khi gửi, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra hồ sơ và thông tin khai báo thay vì đợi đến khi shipment phát sinh customs issue.
Để đặt phần chuẩn bị này trong toàn bộ hành trình vận chuyển, xem Gửi hàng express đi Mỹ.
URL thật của Parent Pillar: Chưa có dữ liệu. Placeholder trên cần được thay bằng URL của asset Parent Pillar đã tồn tại trước khi publish.
Có thể tham khảo thêm hướng dẫn customs và Commercial Invoice của UPS.
Các nội dung cần chủ động kiểm tra gồm:
- HS code
- mô tả invoice
- thông tin khai báo hải quan
- mức độ rủi ro customs hold của mặt hàng
Mục tiêu là giảm khả năng doanh nghiệp chỉ phát hiện customs issue sau khi deadline giao hàng đã bắt đầu bị ảnh hưởng.
Cần làm gì ngay khi phát hiện dấu hiệu hàng bị giữ để xử lý customs?
Khi xuất hiện dấu hiệu hàng bị giữ để xử lý customs, doanh nghiệp cần:
- kiểm tra chi tiết trạng thái clearance
- kiểm tra email từ DHL/FedEx/UPS
- xác định hãng đang yêu cầu bổ sung thông tin gì
- rà soát chứng từ liên quan
- kiểm tra HS code nếu có vấn đề cần xác minh
- bổ sung mô tả sản phẩm khi được yêu cầu
- phản hồi sớm để hạn chế hồ sơ bị kéo sang chu kỳ xử lý tiếp theo
- chủ động cập nhật lại ETA nếu customs hold đã ảnh hưởng đến lịch giao
Trước khi gửi express đi Mỹ, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị đầy đủ HS code, invoice, mô tả hàng hóa và thông tin khai báo để giảm nguy cơ bị động khi customs yêu cầu bổ sung.
Mục tiêu không chỉ là xử lý việc hàng bị giữ, mà là phát hiện customs issue sớm hơn, phản hồi nhanh hơn và giảm nguy cơ một vấn đề clearance ngắn hạn làm vỡ deadline giao hàng với khách tại Mỹ.
Câu hỏi thường gặp
“In Transit” có chắc hàng vẫn đang di chuyển không?
Không. Theo nội dung được cung cấp, trạng thái “In Transit” không đủ để xác nhận lô hàng vẫn đang tiếp tục di chuyển. Hàng có thể đã đến Mỹ và đang được xử lý customs trong khi tracking tổng chưa phản ánh đầy đủ tình trạng đó.
Khi nào cần kiểm tra customs clearance?
Cần kiểm tra sâu hơn khi xuất hiện các dấu hiệu như Clearance Delay, Shipment On Hold, tracking ngừng cập nhật sau khi hàng đến Mỹ, ETA thay đổi nhưng không có movement mới hoặc hãng vận chuyển yêu cầu bổ sung chứng từ.
Clearance Delay có thể liên quan đến vấn đề gì?
Trạng thái này có thể liên quan đến quá trình customs clearance hoặc yêu cầu kiểm tra, bổ sung thông tin và chứng từ. Không nên tự động xem đây chỉ là một chậm trễ vận chuyển thông thường.
Khi hãng yêu cầu bổ sung invoice nên làm gì?
Cần kiểm tra nội dung hãng yêu cầu, rà soát chứng từ liên quan và phản hồi sớm thay vì tiếp tục chỉ chờ ETA hoặc tracking cập nhật.
Có thể dùng 0–4 giờ như ngưỡng customs hold chung không?
Không. Khoảng 0–4 giờ là quan sát từ case được cung cấp. Chưa có dữ liệu để xác định đây là ngưỡng áp dụng chung cho mọi lô hàng, mọi hãng vận chuyển hoặc mọi loại hàng
Tác giả: Linh – 0901825588
